Stopp på strulande | Fackförbundet Pro
Open menu
  • Pros andra webbtjänster
Pro+

Stopp på strulande

21.3.2016 kl. 16:18
|

I tjänstemannaarbete går som mest hälften av arbetstiden till strul. Vad kan man göra åt saken? Arbetsmiljöexpert Tarja Korkalainen ger rådet att raskt ta tag i problemet, så att arbetet löper effektivt. Man behöver inte nöja sig med ständigt strul på arbetsplatsen, man kan ta sig an det från många vinklar.

Börja med befattningsbeskrivningen, ger arbetsmiljöexpert Tarja Korkalainen från Fackförbundet Pro som råd.

– Det lönar sig att kontrollera att befattningsbeskrivningarna är uppdaterade och att man arbetar med sådant det är meningen att man ska göra.

Det är vanligt att arbetsuppgifterna och ansvaret ökar småningom utan att det görs ändringar i befattningsbeskrivningen. Då ser allt bra ut på papper fastän det skulle råda fullt kaos på arbetsplatsen.

I tjänstemannaarbete varierar graden av strul, som beskriver fortlöpande för stor arbetsmängd, störningar och onödigt arbete, mellan 35 och 55 procent i olika branscher. Situationen framgår av Pros arbetsmarknadsundersökningar åren 2009–2015.

Finns det för mycket arbete?

Överbelastning orsakar oförmåga att koncentrera sig, inlärningssvårigheter, symptom på stress och sålunda också strul. Det är bra att i tid identifiera och medge överbelastningssymptom.

– Börja normalisera arbetet före du gör för mycket fel och glömmer saker. Ständiga fel ökar andras brådska, klåpande och överbelastning.

Finns det för mycket arbete? Samtidigt som befattningsbeskrivningen uppdateras kan man förhandla om att arbetsmängden görs hanterbar.

– Det här gäller också chefer. Antalet medarbetare kan inte ökas i oändlighet.

Utveckling av chefsarbetet förbättrar arbetet.

– I planeringen av arbetet kan en årsklocka vara till hjälp och till och med daglig förhandsplanering. Under arbetsdagens gång ska man kunna fatta beslut om vad som är viktigt och vad man prioriterar, påminner arbetsmiljöexpert Korkalainen.

Lyft fram strulet

För stor brådska, ständiga avbrott och onödigt arbete är bra att ta till tals på möten på arbetsplatsen och i det egna utvecklingssamtalet.

Klåpande kan synas även i arbetssäkerheten, då brister kan antecknas och korrigeras vid bedömningen av faror.

– Man kan beakta strul i rapporter om kvalitetsfel. Då man identifierat och analyserat ursprungsfelet till strulet är det dags för åtgärder, uppmanar Tarja Korkalainen från Pro.

Hon rekommenderar att man efter varje projekt går igenom det.

– Det lönar sig att tillsammans fundera på vad som gick bra och vad man fortsätter. Om något gick fel, hur avlägsnar man problemet?

Informationsgången på arbetsplatsen kan förbättras tillexempel genom att avtala om e-postetikett.

Vad gör man i verkligheten på jobbet?

Ibland är det svårt att säga var strulet får sin början. Korkalainen tipsar om att man kan dokumentera sin egen arbetsdag. Då ser man vad arbetstiden de facto går till.

– Ibland kan det gå mycket av arbetstiden till att leta efter försvunnen information, försvunnen chef eller beslutsfattare. Någon gång ligger problemen i verksamhetssätten med underleverantörer eller i andra aktörers verksamhet.

Ibland ligger felet i arbetsredskapen, såsom i apparater, program eller datasystem.

– Bristerna i apparater märks och korrigeras ofta snabbare än brister i arbetstagarnas kunskap eller då för få arbetar till följd av sjukledigheter eller vikarier helt saknas, förargar sig arbetsmiljöexpert Tarja Korkalainen.

Om en enskild arbetskamrat klåpar och försvårar arbetet ska man säga till, sakligt men tydligt. Berätta till exempel att ditt arbetssätt X försvårar arbetet, så kan vi i fortsättningen göra på sätt Y?

Pro Nyheter / Katja Palhus
Översättning Susanne Paetau