Muista housut! | Ammattiliitto Pro
Valikko
  • Muut Pron verkkopalvelut
Pro+

Muista housut!

16.3.2020 klo 10:55
|

Onko etäkokous pian ihmisen parasta aikaa? Koronaviruksen takia yhä useammat opettelevat tekemään töitä ja myös kokoustamaan etänä. Kun etätöitä tehdään pitkiä aikoja, viikkoja ja jopa pidempään, on kollegoiden tapaaminen virtuaalisesti myös työpaikan yhteisöllisyydelle tärkeää.

Osa on jo etäkokousten konkareita, mutta joillekin etäkokoustaminen tulee melko uutena. Ellei työpaikalla ole yhdessä sovittuja ohjeita, pelisäännöistä tulee sopia kokouksen aluksi koollekutsujan toimesta. Tässä 10 vinkkiä sujuviin etäkokouksiin:  

  1. Käytä kuulokkeita ja mikrofonia, se poistaa turhaa taustamelua.
  2. Yhteisöllisyyden luomiseksi kamera on kiva pitää päällä. Muista silloin, että osallistut työkokoukseen, pyjama kannattaa vaihtaa pois päältä.
  3. Kaikki eivät ehkä ole yhtä tottuneita tekniikan käyttäjiä, ohjelmat vaihtuvat tai yhteys temppuilee. Olisi hyvä, jos teknistä tukea olisi tarvittaessa saatavilla. Tottumattomammille käyttäjille tulee tarjota apua.  
  4. Kokouksen aluksi varmistakaa, että kaikkien yhteydet toimivat ja ääni kuuluu.
  5. Päättäkää aluksi kokouksen kulusta ja tärkeimmistä käsiteltävistä asioista. Selkeät tavoitteet tukevat tehokasta ajankäyttöä. Käsiteltävät asiakirjat kannattaa lähettää jo etukäteen, kuten muutenkin kokouksissa.
  6. Etäkokouksessa on erityisen tärkeää huomioida kaikki osallistujat ja toivottaa heidät tervetulleeksi. Lyhyt kuulumiskierros on hyvä tapa esitellä kaikki mukanaolijat ja tarkastaa laitteiden toimivuus. Jos vain osa kokoustaa etänä, valitkaa kokouspaikalla läsnä olevien joukosta joku, joka vastaa etäkokoustajien mukaan ottamisesta.
  7. Ihmiset eivät voi puhua samaan aikaan ja puheenvuorojen jakaminen onkin etäkokouksessa erityisen tärkeää. Päättäkää, miten se tapahtuu, esimerkiksi vuorotellen, viittaamalla tai pyytämällä muuten puheenvuoroa. Käytä henkilön nimeä, kun kohdistat kysymyksen tai kommentin.  Anna osallistujille aikaa vastata.
  8. Sopikaa, että keskitytte kokoukseen, ettekä vastaile samalla vaikka sähköposteihin. 
  9. Mikrofonin kannattaa pitää äänettömällä, mutta muista välillä antaa ”elonmerkkejä” ja kommentteja.
  10. Muista tauot myös etäkokouksissa. Yli 40 minuutin kokoustamisen jälkeen on hyvä pitää tauko. Muistakaa sopia, milloin tauko päättyy. Kahvitauon tai taukojumpan voi pitää myös yhdessä.  

Vinkeissä on hyödynnetty TTL:n sivua sekä Åsa Gustafssonin kirjaa 10 tips för tillgänglighet. Futurista 2020.

Kirjoittaja on Pron työympäristö- ja tasa-arvoasiantuntija. Hän on etätöissä näillä näkymin 13.4.2020 asti.